Microsoft 365 implementatie voor Inspiring Concepts

Inspiring Concepts werkte met losse tools voor mail, agenda en samenwerking. TechTovenaar bracht alles samen in één Microsoft 365-omgeving. Het resultaat: één plek voor e-mail, bestanden en overleg, met klanten die eenvoudig meekijken waar dat mag.

De uitdaging

Kitty runt Inspiring Concepts en werkt veel samen met klanten en externe partners. De mail liep via een losse provider. Bestanden stonden deels lokaal, deels in wisselende clouddiensten. Een gedeelde agenda was er niet.

Daardoor kostte samenwerken onnodig veel tijd. Een bestand terugvinden betekende zoeken in meerdere mappen. Externen kregen documenten als mailbijlage, met alle versievervuiling van dien. En bij een nieuwe laptop moest alles handmatig opnieuw worden ingesteld.

De wens was helder. Eén centrale werkomgeving, betrouwbaar en veilig, die ook makkelijk uit te leggen is aan iedereen die meedoet.

De aanpak

Er is gekozen voor een volledige inrichting van Microsoft 365, afgestemd op de manier van werken van Inspiring Concepts.

• E-mailmigratie naar Exchange Online. Alle bestaande mail, contacten en agenda-items zijn overgezet naar Outlook. Niets ging verloren. De overzetting is buiten kantooruren gepland, zodat het werk niet stil lag.
• Microsoft Teams als overlegplek. Chat, videobellen en vergaderingen lopen nu via één app. Per klant of project is er een eigen kanaal.
• Bestanden in SharePoint en OneDrive. Er is een vaste mappenstructuur opgezet: per klant, per project, met een duidelijke scheiding tussen intern en gedeeld.
• Veilig delen met klanten. Externen krijgen toegang tot precies de map die voor hen bedoeld is, met een vervaldatum op de link. Geen losse bijlagen meer.
• Rechten en beveiliging. Tweestapsverificatie staat aan. Toegang is per persoon geregeld, zodat een wisseling in het team in één handeling is afgehandeld.
• Uitleg en begeleiding. Na de technische inrichting volgde een praktische werksessie. Kitty en haar team weten nu zelf hoe ze een map delen, een kanaal aanmaken en een gast toevoegen.

De inrichting is zo gepland dat het werk kon doorgaan. De nieuwe omgeving is eerst opgebouwd en gevuld, daarna is de mail overgezet op een moment dat er weinig verkeer was. De eerste dagen na livegang was er extra aandacht voor kleine dingen: een handtekening die niet meekwam, een gedeelde map die net anders moest. Precies dat soort punten haalt de druk van een overstap.

Elke keuze is bewust gemaakt. Microsoft 365 sloot beter aan dan Google Workspace, omdat Inspiring Concepts al met Office-documenten werkte en klanten diezelfde bestandsformaten verwachten. Die afweging staat uitgelegd in Microsoft 365 of Google Workspace voor zzp.

Het resultaat

• Eén werkomgeving voor mail, agenda, bestanden en overleg.
• Sneller de juiste versie van een document te pakken, doordat er nog maar één plek is waar het staat.
• Professioneler richting klanten, die via een nette gedeelde map meekijken in plaats van via losse bijlagen.
• Minder beheer. Een nieuwe laptop is met één keer inloggen meteen werkbaar.
• Een omgeving die meegroeit als het team groter wordt.

Wil jij dit ook?

Werk je nog met losse tools en kost samenwerken onnodig veel tijd? Bekijk wat een Microsoft 365-inrichting voor je bedrijf kan doen, of plan een kennismaking.