Back-up maken van je bedrijfsdata: waar moet je op letten?

Een back-up is zo’n ding dat volledig overbodig voelt, tot het moment dat je laptop uit de auto wordt gejat, ransomware je bestanden gijzelt, of je per ongeluk de verkeerde map leeggooit. Dan is het ineens het belangrijkste dat er is. Het vervelende: op dat moment is het te laat om er nog aan te beginnen. Daarom hier waar je op moet letten, zonder dat het een IT-project wordt.

Waarom een back-up geen luxe is

Voor een klein bedrijf zit de waarde niet in je apparaten maar in je gegevens: je administratie, klantbestanden, offertes, foto’s, contracten. Hardware koop je binnen een dag opnieuw. Vijf jaar administratie die weg is, koop je nergens terug. Eén ransomware-aanval of één kapotte schijf kan je weken kosten, en soms je hele bedrijf.

De 3-2-1-regel

De simpelste vuistregel die profs gebruiken heet de 3-2-1-regel:

• 3 kopieën van je data (het origineel plus twee back-ups).
• 2 verschillende soorten opslag (bijvoorbeeld je computer én een externe schijf of cloud).
• 1 kopie buiten de deur, op een andere locatie of in de cloud.

Die laatste is de belangrijkste die mensen overslaan. Staat je back-up op een externe schijf naast je laptop, dan helpt dat niks bij brand, diefstal of wateroverlast. Eén kopie moet fysiek ergens anders staan.

Wat mensen vergeten mee te nemen

De grootste denkfout: aannemen dat je cloud automatisch je back-up ís. Microsoft 365 en Google Workspace maken geen volledige back-up van jouw data. Ze zorgen dat hún servers draaien, maar wat jij verwijdert, is na de prullenbaktermijn echt weg. Wist iemand per ongeluk een gedeelde map, of versleutelt ransomware je OneDrive, dan synchroniseert die ellende gewoon mee naar de cloud. Een aparte back-up van je cloudomgeving is dus geen dubbelop, maar noodzaak.

Denk verder aan:

• Data die alleen in je boekhoudpakket of CRM staat.
• Je website en de database erachter.
• Mailbestanden en contacten.
• Bestanden op telefoons van jou of je team.

Automatisch verslaat handmatig, altijd

Een back-up die je handmatig moet maken, is een back-up die je gaat vergeten. Niet uit slordigheid, gewoon omdat het er in een drukke week bij inschiet. Elke serieuze oplossing draait daarom automatisch, op de achtergrond, zonder dat je eraan hoeft te denken. Zet het één keer goed op en controleer af en toe of het herstellen ook echt werkt, want een back-up die je nooit hebt getest is eigenlijk een aanname.

Ransomware en back-ups: waar je extra op moet letten

Een gewone back-up is niet automatisch een goede bescherming tegen ransomware. Als je back-up continu synchroniseert met je live data, versleutelt ransomware vaak niet alleen je bestanden, maar ook de back-up ervan, precies op het moment dat je hem het hardst nodig hebt.

Twee dingen maken het verschil:

• Versiehistorie. Een back-up die eerdere versies van een bestand bewaart, in plaats van alleen de laatste stand, geeft je een punt om naar terug te gaan van vóórdat het misging.
• Onveranderbare (immutable) back-ups. Sommige back-upoplossingen bieden een periode waarin een back-up niet overschreven of verwijderd kan worden, ook niet door iemand met toegang tot je systeem. Dat is precies waar ransomware niet bij kan.

Vraag bij het kiezen van een back-upoplossing dus niet alleen “wordt mijn data opgeslagen”, maar ook “kan een aanvaller die toegang krijgt tot mijn systeem, ook mijn back-up kapotmaken”.

Hoe test je of je back-up echt werkt?

Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een aanname, geen zekerheid. Test daarom regelmatig of herstellen ook echt lukt:

1. Kies een paar willekeurige bestanden die belangrijk voor je zijn, bijvoorbeeld een recent contract of een factuur van vorige maand.
2. Zet ze terug vanuit de back-up, bij voorkeur naar een andere locatie dan het origineel, zodat je niets overschrijft als er iets misgaat.
3. Open de bestanden en controleer of ze volledig en leesbaar zijn, niet alleen of het bestand terugkomt.
4. Noteer wanneer je dit voor het laatst hebt getest. Zet er een vaste herinnering voor, bijvoorbeeld elk kwartaal, zodat het geen eenmalige actie blijft.

Veelgestelde situaties: wat doe je nu?

Je laptop is gestolen of kapot. Zorg dat je weet welk account of welke locatie je back-up bevat, en zet zo snel mogelijk een nieuw apparaat op vanuit die back-up. Hoe recenter je laatste back-up, hoe minder werk je kwijtraakt.

Je vermoedt een ransomware-besmetting. Koppel het besmette apparaat direct los van je netwerk om verdere verspreiding te voorkomen, en herstel pas nadat je zeker weet dat de besmetting is opgeruimd. Zet nooit een back-up terug op een systeem dat nog besmet is, dan begin je zo weer opnieuw.

Je hebt per ongeluk een map of bestand verwijderd. Check eerst je prullenbak of de “versiegeschiedenis”-functie van je cloudopslag, vaak is dat sneller dan een volledige back-up terugzetten. Lukt dat niet, dan is dit precies waar een back-up met versiehistorie zijn waarde bewijst.

Hoe je begint

Begin klein: breng in kaart waar je belangrijkste data staat, kies één plek buiten de deur, en zet één automatische back-up op. Beter een simpele oplossing die dagelijks draait dan een perfecte die je nooit inricht.

Wil je je bestanden, mail en samenwerking veilig en overzichtelijk in de cloud zetten, met back-up meteen goed geregeld, kijk dan eens naar werken in de cloud. Werk je al met Microsoft, dan is een fatsoenlijk ingerichte Microsoft 365-omgeving de logische basis om dat op te bouwen.