5 taken die elke ZZP'er kan automatiseren

Als ZZP’er ben je je eigen administratie, planning, marketing en klantenservice tegelijk. Veel van dat werk is nodig, maar lang niet alles hoeft door jou met de hand gedaan te worden. Hier zijn vijf taken die je vandaag nog kunt automatiseren, zonder dat je er een IT-project van hoeft te maken.

1. Facturen en betalingsherinneringen

Facturen die je handmatig opstelt en herinneringen die je “nog even” moet sturen, kosten tijd en blijven liggen. De meeste boekhoudpakketten kunnen facturen automatisch versturen en zelf een nette herinnering sturen als een klant te laat is. Je hoeft er niet meer achteraan, en je wordt sneller betaald.

2. Afspraken inplannen

Het heen-en-weer mailen over een geschikt moment is zonde van ieders tijd. Met een planningstool deel je een linkje, kiest de klant zelf een moment dat in jouw agenda past, en staat de afspraak er meteen in, inclusief herinnering. Scheelt zo een paar mailtjes per afspraak.

3. Nieuwe klanten in je systeem zetten

Een nieuwe klant belandt vaak op meerdere plekken: je mail, je CRM, je boekhouding. Dat overtikken is niet alleen saai, het is ook foutgevoelig. Met een koppeling stroomt een nieuwe aanmelding vanzelf door naar alle plekken waar hij hoort, in één keer goed.

4. Social media en nieuwsbrieven

Content maken blijft mensenwerk, maar het verspreiden ervan niet. Je kunt berichten vooruit inplannen en op vaste momenten laten publiceren, zodat je niet elke dag hoeft te posten. Zo blijf je zichtbaar zonder dat het je dagelijks aandacht kost.

5. Back-ups en administratie bijwerken

De klusjes die je het snelst vergeet, zijn juist de klusjes die je wilt automatiseren. Denk aan automatische back-ups van je bestanden en het wegschrijven van bonnetjes naar je boekhouding. Eén keer goed instellen, en het draait op de achtergrond zonder dat je eraan hoeft te denken.

Zo begin je klein

Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Kies de taak die je het meest irriteert of het meest tijd kost, automatiseer die eerst, en bouw van daaruit verder. Elke geautomatiseerde taak is tijd die je terugkrijgt voor het werk waar je klanten je wél voor inhuren.

Wil je hulp bij het kiezen en opzetten van de juiste koppelingen, kijk dan naar automatisering. Voor koppelingen op maat tussen specifieke programma’s is een API-koppeling vaak de sleutel.