De digitale matchmaker van You-Me-Us

Relatiebureau You-Me-Us uit Arnhem beheerde klantinformatie in losse systemen. Naarmate het bureau groeide, werd dat onwerkbaar. TechTovenaar bouwde een CRM op maat, koppelde dat aan de WordPress-site en nam het onderhoud over. Alle klantdata staat nu op één plek.

De uitdaging

You-Me-Us brengt vrijgezellen in Gelderland op een persoonlijke manier samen. Matchmaking draait om overzicht: wie past bij wie, wie is al voorgesteld, wat was de terugkoppeling.

In de opstartfase werd dat bijgehouden in losse lijsten en bestanden. Dat werkte, tot het bureau groeide. Informatie raakte verspreid over spreadsheets, mailmappen en aantekeningen. Een lead opvolgen betekende meerdere plekken checken. Bij een voorstel moest Linda handmatig nagaan of twee mensen al eerder aan elkaar waren gekoppeld.

De WordPress-website bood een goede basis, maar miste functionaliteit. Aanmeldingen kwamen binnen als e-mail en moesten worden overgetypt. En de site vroeg met enige regelmaat om updates en beveiligingscontroles, werk dat er telkens bij kwam.

De aanpak

Eerst zijn de bestaande processen doorgelopen: hoe komt een klant binnen, welke stappen doorloopt een match, welke gegevens horen daarbij. Op basis daarvan is een geïntegreerde oplossing gebouwd.

• CRM op maat. Een systeem dat is ingericht op de werkwijze van een relatiebureau, niet op die van een verkoopafdeling. Klantprofielen, matchvoorstellen en terugkoppelingen staan bij elkaar.
• Koppeling met WordPress. Aanmeldingen via de website komen automatisch en veilig in het CRM terecht. Geen overtypen, geen gemiste inschrijvingen. Dit is hetzelfde principe als andere koppelingen tussen systemen: gegevens één keer invoeren.
• Leadopvolging. Elke nieuwe aanmelding krijgt een duidelijke status en eigenaar. Zo valt niemand tussen wal en schip.
• WordPress-onderhoud. Regelmatige updates, beveiligingscontroles en snelheidsoptimalisaties. De site blijft veilig en snel zonder dat Linda er omkijken naar heeft.

De inrichting is stap voor stap uitgevoerd, zodat het bureau kon blijven doorwerken. Eerst is het CRM opgezet en gevuld met de bestaande klanten. Daarna is de website-koppeling getest met proefaanmeldingen. Pas toen die betrouwbaar bleek, is de oude werkwijze losgelaten. Na livegang volgde een korte instructie en bleef er ruimte voor bijstellen op basis van hoe het in de praktijk liep.

Of een CRM voor jouw situatie zinvol is, lees je in heb je een CRM nodig?. Voor een relatiebureau woog vooral mee dat het matchingsproces overzicht vraagt dat losse lijsten niet meer boden.

Het resultaat

• Centraal klantbeheer. Alle klantdata op één plek, wat het matchen een stuk efficiënter maakt.
• Snellere leadopvolging, doordat elke aanmelding een status en eigenaar heeft.
• Een snelle, veilige website die automatisch met het CRM praat.
• Een digitale omgeving die meegroeit met de ambities van het bureau.

Wil jij hetzelfde bereiken?

Bekijk het aanbod voor CRM-systemen en webapps, lees over WordPress-onderhoud, of plan een kennismaking.