Cloud telefonie voor Kuiper Makelaardij

Kuiper Makelaardij in Arnhem belde via een systeem dat niet met het CRM praatte. TechTovenaar zette het kantoor over op Voys cloud telefonie en koppelde die aan Kolibri CRM. Bij elk gesprek verschijnt nu meteen de juiste klantinformatie op het scherm.

De uitdaging

Kuiper Makelaardij werkte met een online telefoonsysteem dat slecht aansloot op de praktijk van een druk makelaarskantoor. Gesprekken vielen weg. Doorverbinden ging stroef. En er was geen koppeling met Kolibri CRM.

Dat laatste was het grootste probleem. Bij een inkomend gesprek wist een medewerker niet direct wie er belde of om welke woning het ging. De klantgegevens stonden in het CRM, maar moesten handmatig worden opgezocht terwijl de beller aan de lijn was. Dat kostte tijd en gaf een onrustige indruk.

Voor een makelaarskantoor is de telefoon een verkoopinstrument. Een gemiste oproep kan een bezichtiging of een opdracht zijn. Het systeem moest dus niet alleen betrouwbaar zijn, maar ook meebewegen met een team dat de halve dag onderweg is.

De aanpak

Eerst is de bestaande situatie in kaart gebracht: de telefooncentrale, de nummers, de doorschakelingen en de werkwijze op kantoor. Daarna is Voys cloud telefonie ingericht en gekoppeld aan het CRM.

• Voys als centrale. Een flexibele, schaalbare oplossing zonder eigen hardware in de meterkast. Nummers, wachtrijen en keuzemenu’s zijn in te stellen via een dashboard.
• Koppeling met Kolibri CRM. Bij elk inkomend én uitgaand gesprek opent automatisch de kaart van de juiste relatie. De medewerker ziet direct de naam, de lopende dossiers en de woning waar het om gaat.
• Bellen vanaf elk apparaat. Vaste toestellen op kantoor, een app op de laptop en de smartphone onderweg. Iedereen belt met hetzelfde kantoornummer.
• Slimme routering. Buiten kantooruren of tijdens een bezichtiging loopt een gesprek netjes door naar een collega of de voicemail, in plaats van eindeloos over te gaan.
• Begeleiding van start tot finish. Van analyse en configuratie tot een korte training en nazorg in de weken erna.

De overstap is buiten de drukke uren gepland. De nummers zijn geport, de nieuwe centrale is parallel ingericht en pas overgezet toen de doorschakelingen en de CRM-koppeling getest waren. Zo lag de bereikbaarheid geen moment stil.

De koppeling tussen telefonie en CRM is een voorbeeld van bredere automatisering en integraties: systemen laten samenwerken zodat gegevens niet meer handmatig van het ene naar het andere scherm hoeven. Voor Kuiper Makelaardij was dat de eerste stap; later volgde ook een nieuwe website met dezelfde CRM-koppeling.

Het resultaat

• Direct klantinfo bij elk gesprek. Medewerkers zijn voorbereid zonder te hoeven zoeken.
• Minder schakelen tussen systemen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
• Meer mobiliteit. Het team is ook buiten kantoor bereikbaar op het vaste nummer.
• Rustiger klantcontact, doordat de beller meteen wordt herkend.

Wil jij hetzelfde bereiken?

Bekijk het aanbod voor automatisering en koppelingen, lees hoe Kuiper Makelaardij ook een nieuwe website kreeg, of plan een kennismaking.