Van Google Workspace naar Microsoft 365 voor Intego Zorg

Intego Zorg, een zorgorganisatie in Arnhem die begeleid wonen biedt aan jongvolwassenen, werkte met Google Workspace. TechTovenaar bracht circa 15 gebruikers over naar Microsoft 365, als nieuw fundament voor centraal apparaatbeheer met Microsoft Intune.

De uitdaging

Intego Zorg werkte, zoals veel kleinere zorgorganisaties, met Google Workspace: Gmail, Google Drive en een Google Sites-pagina die dienst deed als intranet met het personeelshandboek. Werkbaar, maar niet meer toekomstbestendig. Zeker niet in een sector waar NEN 7510, NIS2 en de AVG geen vinkjes zijn die je even afvinkt, maar eisen waar een organisatie structureel op ingericht moet zijn.

Het echte doel lag verderop: apparaatbeheer. Devices in de zorg, van gedeelde MacBooks tot bedrijfstelefoons, moeten centraal te beheren en te beveiligen zijn. Denk aan verplichte versleuteling, USB-restricties en multifactor-authenticatie. Daarvoor is Microsoft 365 met Intune de logische basis, en Google Workspace simpelweg niet geschikt.

De aanpak

Met meerdere zorgentiteiten onder één holding, en personeel dat gewoon door moet kunnen werken, was zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid. Een paar dingen die daarbij hielpen:

Alles onder één dak, netjes uit elkaar gehouden. In plaats van voor elke zorgentiteit een aparte Microsoft-omgeving op te tuigen, is gekozen voor één gedeelde omgeving waarbinnen alles logisch gescheiden blijft. Simpeler te beheren, en niks in de privacywetgeving verplicht een harde knip tussen entiteiten die toch al samenwerken.

Veilig migreren, zonder gedoe voor medewerkers. Mail, agenda, contacten en bestanden zijn overgezet zonder dat een medewerker hier zelf iets voor heeft hoeven doen: geen wachtwoorden afgeven, nergens op inloggen, en op geen enkel moment inzage in hun persoonlijke data afgegeven.

Gewoon doorwerken tijdens de verhuizing. Terwijl de migratie op de achtergrond zijn werk deed, kon iedereen bij Intego Zorg gewoon aan het werk blijven. Mailboxen, agenda’s en bestanden bleven bereikbaar, en niemand merkte er tussentijds iets van, tot het moment dat de knop echt omging. Zonder verlies van gegevens.

Het intranet: met de hand overgezet, expres. Het personeelshandboek stond op Google Sites en moest naar SharePoint. In plaats van dat automatisch te laten overzetten, is het pagina voor pagina opnieuw opgebouwd. Bij een handboek van deze omvang is dat sneller én schoner dan achteraf een geautomatiseerde overzetting opruimen. De oude pagina blijft ondertussen gewoon bereikbaar, zodat niemand tijdens de overgang vastloopt.

Het resultaat

• De mailmigratie van circa 15 gebruikers is afgerond en het SharePoint-intranet staat live.
• Eén gedeelde tenant met logische scheiding tussen zorgentiteiten, zonder onnodige complexiteit.
• Een nieuwe omgeving die klaarstaat voor de volgende stap: Intune.

De volgende stap, en grotendeels het hele punt van deze migratie, is Intune: apparaten centraal uitrollen, beveiligen en beheren, met Conditional Access en Defender for Business als sluitstuk.

Wil jij dit ook?

Werk je bij een zorgorganisatie of MKB-bedrijf en loop je tegen vergelijkbare vraagstukken aan rond Microsoft 365, apparaatbeheer of AVG-compliance? Bekijk wat een Microsoft 365-inrichting voor je organisatie kan doen, lees hoe de overstap naar Microsoft 365 werkt en wat die kost, of plan een kennismaking.