Wat is een CRM-systeem en wat kun je ermee?

Zodra je meer dan een handvol klanten hebt, wordt het lastig om alles in je hoofd te houden. Wie moest je terugbellen? Welke offerte staat nog open? Wat had je ook alweer afgesproken met die ene klant? Een CRM-systeem is precies bedoeld om dat op te lossen. Maar wat is het nou eigenlijk, en wat kun je ermee?

Wat is een CRM-systeem?

Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) is een centrale plek waarin je al je klantcontacten, afspraken en verkoopkansen bijhoudt, zodat er niks meer tussen wal en schip valt. In plaats van losse mailtjes, briefjes en Excel-lijstjes heb je één overzicht waarin je ziet wie je klanten zijn, wat je met ze besprak en wat de volgende stap is.

Wat kun je ermee?

Een CRM doet meer dan namen en adressen bewaren. De meeste systemen bieden:

• Contactbeheer. Alle gegevens en de hele historie van een klant op één plek.
• Opvolging. Herinneringen en taken, zodat je niemand vergeet terug te bellen.
• Verkooppijplijn. Een overzicht van je offertes en leads en in welke fase ze zitten.
• Notities en historie. Wie zei wat, en wanneer. Handig als je er na een maand op terugkomt.
• Rapportage. Inzicht in hoeveel leads je binnenkrijgt en wat eruit komt.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel, een geïnteresseerde vult je contactformulier in. Die belandt als nieuwe lead in je CRM. Je plant een belafspraak, maakt een notitie na het gesprek, en zet een taak om over een week de offerte op te volgen. Je hoeft niks meer te onthouden, want het systeem herinnert je eraan. Als de klant maanden later terugkomt, zie je in één oogopslag de hele geschiedenis.

Voor wie is het?

Kort gezegd: voor iedereen die het overzicht dreigt te verliezen. Werk je nog met een paar klanten, dan red je je misschien met je mailbox. Maar zodra je meerdere leads en lopende trajecten tegelijk hebt, of wilt kunnen samenwerken of overdragen, wordt een CRM al snel de rust zelve. We schreven eerder al over de vraag of je een CRM nodig hebt als kleine ondernemer.

Een CRM is geen doel op zich

Eerlijk is eerlijk: een CRM werkt alleen als je het bijhoudt. Een systeem vol halve informatie is erger dan geen systeem, want dan vertrouw je op iets wat niet klopt. Kies er dus een die past bij hoe je werkt, en maak er een gewoonte van. Simpel en consequent verslaat uitgebreid en verwaarloosd.

Twijfel je welk systeem past bij jouw manier van werken, kijk dan naar de opties voor zakelijke software. En laat je je CRM samenwerken met je andere tools, dan haal je er met automatisering nog meer tijdwinst uit.